Jak podaje BIG InfoMonitor, średnio połowa firm działających na rynku wskazuje w badaniach, że ma problemy z opóźnieniami w zapłacie należności ze strony kontrahentów. W takich przypadkach, kiedy bezskutecznie upłynie termin zapłaty przewidziany w umowie, pierwszym narzędziem, po które najczęściej sięgają przedsiębiorcy, jest wezwanie do zapłaty.
O czym warto wiedzieć i pamiętać przy sporządzaniu wezwania do zapłaty?
Przede wszystkim pismo wzywające spóźniającego się dłużnika do zapłaty powinno zawierać przede wszystkim:
1. dokładne oznaczenie wierzyciela
W celu uniknięcia wątpliwości należy podać co najmniej firmę, adres do korespondencji oraz numer NIP lub nr KRS;
2.Wskazanie źródła zobowiązania (np. umowy podstawowej oraz daty i numeru faktury VAT)
W przypadku zobowiązań nie wynikających z umowy (np. odszkodowanie z tytułu czynu niedozwolonego) warto w uzasadnieniu wezwania do zapłaty opisać źródło dochodzonego roszczenia.
3. Dokładną wysokość zobowiązania głównego i datę wymagalności roszczenia (tj. umówioną datę zapłaty)
4. Żądanie zapłaty odsetek od kwoty należności głównej wraz z określeniem ich wysokości
Jeżeli wysokość odsetek nie wynika z treści umowy, należą się odsetki w wysokości ustawowej. Na gruncie kodeksu cywilnego występują dwa rodzaje odsetek ustawowych – zwykłe, wynoszące obecnie 5% w skali roku i odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości (obecnie) 7% w skali roku. Warto zatem dodać w wezwaniu do zapłaty słowa „za opóźnienie”, które „podwyższają” stawkę naliczanych odsetek.
W przypadku natomiast stosunków między przedsiębiorcami możliwe jest naliczanie odsetek tzw. ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w oparciu o przepisy ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Aktualnie ich wysokość wynosi 9,5% w skali roku.
5. Żądanie zapłaty rekompensaty za koszty dochodzenia należności
Wspomniana ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przewiduje jeszcze jeden przywilej dla wierzycieli. Jest nim roszczenie o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.
Skorzystanie z tego przywileju polega na doliczeniu do kwoty roszczenia kwoty 40 euro od każdej faktury, która nie została opłacona w terminie. Przelicznie na złote następuje w oparciu o średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Kwota rekompensaty stanowi należność uboczną, a więc w razie wytoczenia powództwa nie jest zaliczana do wartości przedmiotu sporu i nie nalicza się od niej odsetek.
6. Wskazanie dodatkowego, ostatecznego terminu na zapłatę należności
Nie jest to element obowiązkowy, niemniej jest to przydatne pod kątem późniejszego wykazania faktu podjęcia pozasądowej próby polubownego rozwiązania sporu, co stanowi jeden z wymogów formalnych pozwu.
7. Uprzedzenie o konsekwencjach niedokonania płatności w wyznaczonym terminie
W praktyce w zakończeniu pisma często zamieszcza się oświadczenie, że nieuiszczenie należności w terminie spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Co jednak istotne, w relacji przedsiębiorca-konsument niedozwolone jest „informowanie” dłużnika, że zostanie on obciążony kosztami procesu i opłatą egzekucyjną. Wierzyciel nie może bowiem przewidzieć, że wygra ewentualny spór, przez co tego rodzaju groźba jest uznawana za niedozwoloną praktykę.
Dodatkowo, jeżeli wierzyciel ma podpisaną umowę z jednym z kilku Biur Informacji Gospodarczej (najbardziej znany jest Krajowy Rejestr Długów BIG SA), może uprzedzić swojego kontrahenta o zamiarze wpisania go na listę dłużników prowadzoną przez taki podmiot. Umieszczenie na takiej liście często utrudnia przedsiębiorcy ubieganie się o kredyt i inne formy finansowania.
